Como ter uma performance de 120% trabalhando remoto?

Trabalhar remotamente pode ser um grande desafio para empresas e times com pouca maturidade.

Então, antes de mais nada quero destacar que as dicas abaixo funcionarão se o seu time tiver responsabilidade com as entregas e alinhado ao propósito do negócio.

Vou compartilhar aqui a jornada diária da minha equipe e algumas dicas que utilizamos que resultam no alinhamento e comprometimento com as entregas previstas da semana.

Algumas dicas para tornar seu ambiente pessoal, mais profissional:

Tenha seu espaço!

Escolha um canto na sua casa que seja calmo e não sofra tanta interrupção, principalmente das pessoas que moram com você.

Ter um espaço só seu fará com que você consiga focar-se mais e consequentemente terá mais resultados.

Sabe quando você chega no final do dia e pensa assim: “Hoje rendeu”.

Pois é, se você tiver esse espaço e conseguir se isolar um pouco, você provavelmente terá esse pensamento no final do dia.

Caso na sua casa não seja possível separar este espaço só para você e tiver que trabalhar da mesa da cozinha ou da sala, a dica é:

Use fone de ouvidos, e avise as pessoas próximas que você está trabalhando e que não deve ser interrompido.

Acorde cedo!

Não é porque você está de home office que você precisa acordar tarde ou 5 minutos antes da primeira reunião do dia.

Veja que ótimo! Você não precisará pegar metro/ônibus lotado, trânsito pesado.

Aproveite esse tempo ganho e invista da sua saúde mental.

Acorde cedo, tome um café bem reforçado, se possível faça algum exercício e se prepare para o seu dia e para suas responsabilidades.

É uma oportunidade de fortalecer a confiança com seu líder e sua equipe, e mostrar que você rende e muito, mesmo no conforto da sua casa.

Planeje o seu dia!

Faça o planejamento do seu dia! Sempre no final do dia, faça o planejamento para o próximo dia.

Se você não tem um planejamento, uma fila de tarefas, você acaba fazendo várias coisas ao mesmo tempo, o que dá a sensação de que não fez nada, ou acaba deixando as coisas pela metade.

Por mais que você faça as cerimonias, reuniões, diárias e tenha uma ferramenta com as tarefas definidas, siga um fluxo de trabalho para ter sucesso nas entregas.

Principalmente se você trabalha em equipe, em um time que outras pessoas contam com você.

Então tenha um fluxo. Faça e siga o planejamento.

Esteja Alinhado com o seu Time!

Costumo dizer que alinhamento gera autonomia, então esteja muito alinhado com o seu time, com o seu líder, com as pessoas que estão ao seu redor e dependem de você para alguma ação.

O alinhamento não é só nas cerimônias do dia.

Estar alinhado é entender a sua responsabilidade. Entender o objetivo diário e semanal. Entender que o time conta com você e que você precisa se comprometer e trabalhar junto com o time para dar resultados.

Entender o objetivo diário e semanal. Entender que o time conta com você e que você precisa se comprometer e trabalhar junto com o time para dar resultados.

Gestão do Tempo!

Você precisa fazer o planejamento do seu dia e a gestão do seu tempo.

Gestão do tempo é conciliar as suas entregas conforme a necessidade do seu time, porque as vezes você não pode fazer um planejamento do jeito que você quer, você tem que fazer um planejamento conforme o objetivo conjunto do seu time.

Então não adianta você planejar a tarefa XPTO para fazer a tarde, se o time precisa entregar até 12:00.

Então faça esse planejamento e não perca tempo com coisas que não são prioritárias.

Planejando o seu dia e seu tempo você provavelmente conseguirá adiantar tarefas que seriam para o próximo dia.

Nossa jornada:

Agora vou contar de forma resumida, como nós estamos trabalhando remotamente.

Temos alguns times trabalhando conjuntamente, e precisamos ter uma gestão assertiva para fazer tudo isso funcionar.

O nosso dia começa assim:

Check-in

Check-in é um processo feito ao iniciar as atividades logo pela manhã, e após voltar do almoço.

O colaborador, assim que iniciar suas atividades, manda um áudio curto ou uma mensagem de texto para o time, descrevendo em qual tarefa ele estará atuando.

Cada membro do time que iniciar as atividades faz o mesmo processo de check-in.

Dessa forma o time se mantém alinhado e atualizado, sabendo o que cada um está fazendo.

Feito o Check-in, nós temos a nossa daily meeting.

Daily Meeting

“Reunião diária de 15 minutos” todos os dias as 9h, onde falamos um pouco mais a fundo das tarefas que estamos trabalhando e se tem algum impedimento.

Caso haja algum impedimento com algum colaborador, não perca tempo na daily falando sobre isso e marque uma reunião a parte para resolver esse assunto.

Além disso, deixo claro para os meus times que a daily não é só os 15 minutos diários e sim todos os dias, todas as horas.

Se você está com dificuldades, não espere chegar na daily do próximo dia para falar do impedimento, resolva na hora.

Passe a mão no celular e ligue para a pessoa responsável para tirar a dúvida, não espere e nem fique tentando adivinhar, pois o custo do retrabalho pode ser muito alto.

Após nossa daily meeting temos a fase de Execução.

Execução

Nesta fase o time se concentra a executar as atividades do dia-a-dia, onde o P.O fica dedicado a refinar as atividades e fazer a ponte entre o Time de Desenvolvimento e o Cliente, o Scrum Master retirando os impedimentos do dia-a-dia e o Time de Desenvolvimento construindo os produtos.

Um dia normal de trabalho. Após a fase de execução das tarefas, temos um processo chamado Check-out.

Check-out

Check-out é um processo feito antes de sair para o almoço e no final do expediente.

Assim que finalizar o seu dia, o colaborador manda um áudio curto ou uma mensagem de texto para o time, descrevendo sua evolução das tarefas do dia.

Cada membro do time que finalizar o dia, faz o mesmo processo de check-out.

Dessa forma o time se mantém alinhado e atualizado, sabendo o que foi feito.

E se necessário, é feito uma segunda daily meeting no final do expediente para alinhar as expectativas.

Conclusão

A ideia desse artigo é mostrar o nosso processo de trabalho remoto e compartilhar com vocês essa ideia.

Aqui seria “O que nós fazemos” e não “Como nós fazemos”, pois cada equipe sabe a melhor forma de como monitorar suas tarefas.

Utilizamos várias ferramentas para essas reuniões e comunicações remotas.

Várias empresas disponibilizaram ferramentas gratuitas para que a comunicação entre times seja mantida.

Da forma que estamos trabalhando, conseguimos atingir uma performance de 120%, onde estamos medindo as entregas, gerindo o nosso tempo e adiantando as tarefas da semana seguinte.

Artigo desenvolvido por Michel Deunizio – Agile Coach do Grupo FCamara