Otimização de tempo: saiba como a tecnologia pode te ajudar

Saber gerenciar o tempo é uma das capacidades que leva muitos profissionais ao sucesso. E essa competência compreende conhecer bem a própria rotina de trabalho e aproveitar os recursos disponíveis para otimizar a finalização das demandas.

Entretanto, essa é uma capacidade que nem todas as pessoas desenvolvem tão bem. Quer dizer, muitos sentem uma grande dificuldade em administrar o tempo disponível, seja por falta de organização ou disciplina.

Mas seja qual for o motivo, esse post deve ajudar qualquer profissional que se interessa em ser mais produtivo. Afinal, recursos não faltam, basta que sejam explorados da melhor maneira.

Neste post, saiba como promover uma melhor otimização de tempo em suas atividades!

Timesheets

Fazer uso de fichas de controle de horas trabalhadas (timesheets) pode até parecer mais uma tarefa dispendiosa de tempo para encaixar em um dia atribulado de trabalho, mas não é bem assim.

O timesheet se mostra uma das mais valiosas ferramentas para obter o máximo aproveitamento do tempo de trabalho, auxiliando na identificação de onde o tempo está sendo comprometido e, com um pouco de análise, fornecendo subsídios para saber como dividir as horas de trabalho de forma eficaz.

Quando o profissional consegue mapear onde gasta o tempo, passa a ser capaz de identificar o tempo improdutivo. E, ao fazer isso, se surpreenderá com a quantidade de horas que desperdiça em um dia normal de trabalho.

Para tanto, em vez de utilizar recursos manuais, ou planilhas Excel, o timesheet online HashTrack é uma ótima opção para trabalhar com esse recurso.

Delegação de tarefas com deadlines

A ação de delegar é também uma excelente estratégia de otimização de tempo. Promover a delegação de tarefas com deadlines significa transferir poderes e responsabilidades para alguém, com prazos para conclusão das demandas muito bem definidos.

A delegação proporciona um enorme ganho de tempo, em médio e no longo prazo, além de servir para formar novas lideranças, pois acaba servindo também para o desenvolvimento de competências.

Ainda que seja preciso investir um certo tempo para ensinar, ao delegar a atividade, a sobrecarga de trabalho diminuirá, permitindo que, por exemplo, os gestores possam se dedicar a tarefas mais importantes.

Criação de “to do” lists

Para trabalhar com uma “to do” list, o primeiro passo é tomar nota daquilo que se deseja executar. Com isso, é possível organizar de maneira mais tangível quais são as pendências que devem ser resolvidas.

O segundo passo consiste em priorizar o que deverá ser feito, afinal, muitas tarefas não podem ser realizadas simultaneamente. Quando se divide as atividades pelo grau de relevância, é possível organizar aquilo que é mais relevante e começar a resolver a urgências primeiro.

O terceiro passo corresponde ao planejamento daquilo que deverá ser feito. Com base na priorização realizada, se pode pensar com maior assertividade em como e quando sanar as pendências.

O quarto passo é a execução, para tanto, é importante se manter focado nas atividades, evitando interrupções e distrações que gerem retrabalhos ou resultados de má qualidade.

O quinto passo a ser observado é a revisão. Em algum momento do dia, ou conforme uma periodicidade predefinida, é importante conferir o andamento e replanejar, se necessário.

Uso de softwares na nuvem

O Dropbox e o Google Drive viabilizam a sincronização de documentos entre vários computadores e dispositivos. É possível ainda compartilhar determinadas pastas com outros usuários dessas plataformas.

Ou seja, com isso não há necessidade de se deslocar com pendrives, gravar DVDs ou carregar e arquivar documentos físicos, gerando maior agilidade e otimização de tempo.

E agora? O que está esperando para promover a otimização do tempo em suas atividades? Mas, antes, não se esqueça de curtir a nossa página no Facebook!