Gestão de suprimentos para ganho de eficiência operacional e aumento de receita

Em um cenário empresarial cada vez mais dinâmico, a gestão de suprimentos é fundamental para garantir eficiência operacional e competitividade.

Desde a escolha de fornecedores até o controle de estoque, cada etapa desse processo impacta diretamente o fluxo de trabalho e os resultados da organização.

No setor de saúde, por exemplo, uma gestão eficaz de suprimentos pode ser a diferença entre o sucesso e a falha na entrega de cuidados de qualidade.

Neste artigo, exploraremos as melhores práticas e estratégias para otimizar a gestão de suprimentos, garantindo que sua empresa se mantenha ágil e preparada para enfrentar os desafios do mercado atual.

O que é gestão de suprimentos? 

A gestão de suprimentos abrange a aquisição, o controle e a distribuição de materiais, medicamentos e equipamentos essenciais para o funcionamento de hospitais, clínicas e outras instituições.  

Dessa forma, uma gestão eficiente, com a identificação de gargalos e pontos críticos, é primordial para alcançar ganhos de produtividade e garantir uma operação otimizada. 

Para compreender melhor o que envolve a gestão de suprimentos, é importante entender quais são os suprimentos utilizados na área da saúde. Isso oferece maior visibilidade sobre o que é necessário para garantir uma administração eficaz dos recursos. 

A seguir, descubra quais são os suprimentos fundamentais nesse processo: 

Medicamentos 

Primeiramente, temos os medicamentos, que podem ser de uso contínuo até aqueles usados em situações emergenciais, como analgésicos, antibióticos, vacinas e medicamentos controlados. 

Além desses, temos também os medicamentos de alto custo, como medicamentos biológicos (exemplo, Humira), terapias genéticas (exemplo, Zolgensma), medicamentos para câncer (exemplo, Keytruda), terapias para doenças raras (exemplo, Spinraza). 

Materiais descartáveis 

Luvas, máscaras, aventais, seringas, cateteres, gazes, esparadrapos e outros itens descartáveis usados em procedimentos e para proteção contra contaminações. 

OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais) 

Próteses de membros, válvulas cardíacas, próteses dentárias, stents, arruelas de titânio para cirurgia da coluna, entre outros. 

Equipamentos de proteção individual (EPIs) 

Os EPIs são itens indispensáveis para a segurança dos profissionais de saúde, como máscaras N95, protetores faciais, óculos de proteção, aventais impermeáveis e toucas. 

Instrumentos cirúrgicos e médicos 

Bisturis, pinças, tesouras, sondas, endoscópios e outros instrumentos utilizados em cirurgias e procedimentos médicos. 

Equipamentos hospitalares 

Máquinas e dispositivos, como monitores cardíacos, ventiladores, desfibriladores, bombas de infusão, ultrassons e máquinas de raio-X. 

Materiais de diagnóstico 

Reagentes, tubos de coleta, lâminas, swabs e outros materiais são usados para exames laboratoriais e diagnósticos. 

Materiais de esterilização e higiene 

Produtos para desinfecção e esterilização de ambientes e equipamentos, como autoclaves, produtos de limpeza hospitalar, álcool, desinfetantes e sabões antissépticos. 

Materiais terapia intravenosa 

Equipamentos e materiais usados em infusões de fluidos, como bolsas de soro, agulhas, cateteres intravenosos e equipos, que são dispositivos responsáveis por transportar a substância do reservatório até o paciente. 

Roupas hospitalares 

Roupas hospitalares, como uniformes, pijamas cirúrgicos, lençóis, fronhas e mantas, devem ser todos esterilizados e adequados para o uso em ambiente hospitalar. 

Suprimentos de imagem 

Filmes de raio-X, géis para ultrassom e outros materiais necessários para procedimentos de diagnóstico por imagem. 

Etapas importantes da gestão de suprimentos 

A gestão de suprimentos é um processo imprescindível para o bom funcionamento de qualquer organização, sobretudo em setores como o de saúde, onde a eficiência e a precisão são essenciais para garantir a continuidade dos serviços.  

Para assegurar que os recursos estejam sempre disponíveis no momento certo e na quantidade ideal, é necessário seguir etapas bem estruturadas. Abaixo, vamos explorar etapas importantes da gestão de suprimentos. 

Gestão de fornecedores de suprimentos 

A eficiência na gestão de fornecedores de suprimentos ajuda a garantir uma operação fluida e competitiva. Afinal, um processo eficiente envolve a seleção criteriosa de parceiros estratégicos, a implementação de sistemas de monitoramento e o desenvolvimento de relações colaborativas. 

Como resultado, isso assegura maior previsibilidade e controle sobre os fluxos de abastecimento. Contudo, alguns pontos relevantes devem ser considerados neste processo, como: 

Seleção de fornecedores  

O recomendado é que uma instituição pesquise e identifique fornecedores qualificados que atendam às necessidades específicas da empresa, considerando fatores como qualidade, conformidade regulatória e histórico de atendimento. 

Qualificação dos fornecedores 

Em seguida, deve-se avaliar os fornecedores com base em critérios rigorosos, como certificações de qualidade, capacidade de fornecimento, confiabilidade e cumprimento de prazos e normas sanitárias.  

Além disso, é necessário avaliar continuamente o desempenho dos fornecedores com base em KPIs, como tempo de entrega, qualidade dos produtos e conformidade com normas.  

Para complementar, é importante realizar auditorias e revisões regulares dos processos e produtos fornecidos, garantindo que os padrões de qualidade sejam mantidos e que haja conformidade com os requisitos legais e de segurança. 

Negociação de contratos 

Negociar termos e condições contratuais, como preços, prazos de entrega, volume de compra, formas de pagamento e garantias, ajuda a buscar condições vantajosas e de longo prazo. 

Manter uma comunicação ativa e colaborativa com fornecedores, por sua vez, estabelece uma relação estratégica para garantir a continuidade no fornecimento e a resolução rápida de problemas. 

Gestão de riscos 

Também recomendamos identificar e mitigar riscos associados aos fornecedores, por exemplo, falhas no fornecimento, interrupções na cadeia de suprimentos ou problemas de qualidade.  

Além disso, é importante implementar planos de contingência para assegurar a continuidade das operações em caso de imprevistos. 

Gestão de conformidade 

É primordial atestar que os fornecedores cumpram todas as normas regulatórias, como as sanitárias e de segurança exigidas no setor de saúde, monitorando certificações e licenças periodicamente. 

Sustentabilidade e inovação  

Por fim, para garantir uma gestão de suprimentos alinhada aos valores de sustentabilidade e inovação, é interessante, além de tudo, incorporar critérios de sustentabilidade na escolha de fornecedores. Por exemplo, considerar práticas ambientais responsáveis nos processos realizados. 

Os impactos da falta de gestão eficiente de fornecedores 

A falta de uma gestão eficiente de fornecedores pode resultar em diversos problemas que impactam diretamente a receita e a operação da empresa.  

Quando o controle sobre os fornecedores é falho, os impactos podem ser sentidos em diferentes níveis, desde a produção até o relacionamento com os clientes. Entre os principais problemas estão: 

• Atrasos nas entregas:

  em primeiro lugar, a falta de controle sobre prazos pode causar interrupções no fluxo operacional, afetando a cadeia produtiva. Sem uma gestão adequada, os atrasos nas entregas tornam-se frequentes, resultando em perda de eficiência e insatisfação do cliente, além de possivelmente gerar custos adicionais para corrigir esses problemas. 

• Aumento de custos:
  

  além dos atrasos, a gestão inadequada de fornecedores pode levar a um aumento nos custos operacionais. Compras realizadas sem planejamento adequado podem resultar em preços elevados, desperdício de materiais e até multas por descumprimento de prazos contratuais. Tudo isso afeta diretamente a margem de lucro da empresa, tornando os processos menos competitivos. 

• Falta de visibilidade:

  outro grande problema é a falta de visibilidade sobre o desempenho dos fornecedores e o status dos pedidos. Sem uma visão clara e estratégica, torna-se difícil acompanhar se os prazos estão sendo cumpridos, se a qualidade dos produtos está de acordo com o esperado ou mesmo se os contratos estão sendo respeitados. Essa falta de informações estratégicas compromete a tomada de decisões rápidas e assertivas. 

• Qualidade inconsistente:

  por outro lado, a falta de uma gestão rigorosa aumenta o risco de receber produtos de qualidade inferior. A qualidade inconsistente dos insumos ou materiais fornecidos é capaz de comprometer diretamente a produção, gerando falhas nos processos, devoluções, retrabalho e, eventualmente, insatisfação do cliente.  

• Rupturas de estoque:

  um dos efeitos mais prejudiciais da má gestão de fornecedores é a ruptura de estoque. Quando não há previsões precisas ou monitoramento adequado dos níveis de estoque, a empresa corre o risco de ficar sem produtos críticos, prejudicando não apenas a produção, mas também as vendas. Isso gera perdas financeiras e pode comprometer a relação com o cliente, que dependeria de produtos que não estão disponíveis. 

• Problemas de compliance:
  

  por último, a falta de controle pode resultar no não cumprimento de normas regulatórias e de compliance. O não atendimento a essas normas pode acarretar multas, sanções e, em casos mais graves, até a interrupção das operações. Além disso, a falta de conformidade é capaz de prejudicar a reputação da empresa. 

Como funciona a gestão de vários fornecedores de suprimentos? 

Atualmente, lidar com múltiplos fornecedores envolve não apenas negociar contratos, mas também garantir a consistência no fornecimento, monitorar o desempenho de cada parceiro e, ao mesmo tempo, assegurar que as operações não sejam prejudicadas por falhas no processo.  

Além disso, gerenciar diversos fornecedores exige uma estratégia bem definida, que integre tecnologia, comunicação ativa e controles rígidos para manter o equilíbrio entre custo, qualidade e prazo.  

Agora, vamos explorar como funciona essa gestão e seus principais desafios. 

Coordenação de prazos e entregas 

A gestão de múltiplos fornecedores apresenta um grande desafio: a coordenação de prazos de entrega. Cada fornecedor pode ter diferentes prazos, o que torna o planejamento e a manutenção de um fluxo contínuo de suprimentos mais complexos. 

Como resultado, essa falta de alinhamento pode ocasionar atrasos nas entregas, gerando interrupções nas operações e, consequentemente, um aumento de custos com compras emergenciais.  

Para evitar esses problemas, nossa dica é implementar um sistema de monitoramento rigoroso e manter uma comunicação constante com os fornecedores. 

Gestão de qualidade 

Manter um padrão de qualidade consistente entre diferentes fornecedores pode ser um problema, sobretudo quando eles fornecem produtos semelhantes.  

Produtos de baixa qualidade podem comprometer os processos internos e afetar diretamente a satisfação do cliente, além de gerar a necessidade de ajustes frequentes e inspeções para manter a conformidade com os padrões exigidos. 

Negociação de preços 

Negociar preços competitivos com vários fornecedores pode ser um processo complexo, especialmente quando se busca garantir condições iguais ou melhores em contratos distintos.  

A falta de poder de negociação pode levar a custos mais altos e menor controle sobre os gastos. 

Rastreabilidade e conformidade 

Monitorar a conformidade de diferentes fornecedores com normas de segurança, qualidade e regulatórias pode ser uma tarefa difícil, frequentemente exigindo auditorias rigorosas e constantes.  

Além disso, fornecedores que não cumprem com os requisitos estabelecidos podem causar sérios problemas legais e operacionais. Como consequência, isso pode resultar em multas, interrupções nas atividades ou até mesmo em ações judiciais. 

Comunicação eficiente 

Manter uma comunicação clara e eficaz com vários fornecedores é, sem dúvida, um desafio, principalmente em momentos críticos, como mudanças de pedidos ou ajustes de prazos.  

Falhas de comunicação podem resultar em mal-entendidos, pedidos incorretos ou entregas atrasadas, o que acaba prejudicando o planejamento e a execução das operações. 

Integração tecnológica 

A integração de sistemas de gestão de estoque (ERP) ou plataformas digitais com os fornecedores nem sempre é simples, especialmente quando eles utilizam sistemas diferentes ou processos mais manuais.  

Além disso, a falta de integração eficiente entre os sistemas de compras e os fornecedores pode gerar em erros na entrada de dados, atrasos e perda de visibilidade no processo de abastecimento. 

Logística complexa 

Diferentes fornecedores podem estar localizados em regiões distintas, o que exige uma logística mais elaborada para garantir a entrega no prazo correto.  

Essa logística fragmentada pode aumentar, inclusive, tanto os custos de transporte quanto o tempo de entrega, além de elevar o risco de extravios ou danos durante o transporte. 

Gestão de relacionamento 

Criar um relacionamento sólido com múltiplos fornecedores exige tempo, esforço e ajustes em contratos e expectativas. Relações frágeis podem resultar em falta de priorização nos pedidos, perda de vantagens competitivas e, em casos mais graves, até o rompimento de contratos.  

Esses desafios podem ser mitigados por meio de uma estratégia robusta de gestão de fornecedores. A utilização de sistemas de automação, como ERPs, auditorias regulares, negociações proativas e ferramentas de rastreabilidade proporciona maior controle e eficiência na gestão dos suprimentos e fornecedores.  

Ao integrar ferramentas para uma gestão eficiente, como plataformas de gestão de cadeia de suprimentos, a tomada de decisões se torna mais rápida e precisa. Além disso, práticas de inovação tecnológica, como a adoção de soluções de inteligência artificial e machine learning, oferecem insights preditivos que aprimoram a eficiência, ajustando os níveis de estoque de forma inteligente e otimizando a relação custo-benefício das aquisições.  

Os benefícios do controle de estoque na gestão de suprimentos 

O controle de estoque é uma das etapas críticas na gestão de suprimentos, impactando diretamente a saúde financeira de uma organização. Quando bem implementado, permite que as empresas tenham maior visibilidade sobre a disponibilidade de materiais, otimizem o fluxo de reposição e minimizem custos relacionados a excesso ou falta de produtos. Além disso, o controle eficaz de estoque garante a continuidade das operações, evitando interrupções e garantindo uma boa experiência dos clientes. Os principais benefícios incluem: 

• Redução de custos:

  um controle adequado de estoque evita compras desnecessárias e desperdícios, resultando em melhor gerenciamento dos recursos financeiros. Assim, ajuda a minimizar a perda por vencimento ou deterioração de produtos. 

• Melhora na eficiência operacional:
  

  com o estoque organizado e monitorado, os suprimentos estão sempre disponíveis quando necessário, garantindo um fluxo de trabalho mais ágil e evitando interrupções nos procedimentos e operações. 

• Prevenção de rupturas de estoque:
  

  o controle de estoque ajuda a prever a demanda e repor produtos antes que acabem, evitando a falta de materiais críticos que podem comprometer o atendimento ou a operação. 

• Melhor rastreabilidade:
  

  sistemas de controle de estoque possibilitam rastrear a entrada, saída e uso de produtos, gerando maior controle sobre a movimentação dos itens e identificando rapidamente possíveis erros ou extravios. 

• Otimização do espaço de armazenamento:
  

  um controle adequado evita a superlotação do estoque ou a falta de espaço, otimizando o armazenamento e facilitando a organização dos suprimentos. 

• Previsibilidade e planejamento:

  com dados precisos de consumo e demanda, é possível planejar as compras com maior eficiência, evitando gastos inesperados e negociando melhores condições com fornecedores. 

• Melhoria na qualidade do atendimento:

  ao garantir a disponibilidade contínua de suprimentos, o controle de estoque contribui para a qualidade da jornada do paciente, sem interrupções causadas pela falta de materiais. 

• Tecnologia:

  implementar sistemas de gestão de suprimentos, como ERPs, auxilia na automação de pedidos, no controle de estoque e previsões de demanda. Com isso, é possível garantir o fluxo de dados em tempo real, agilizando os processos de solicitação, otimizando o gerenciamento de estoque e monitorando as entregas com maior precisão. 

• Compliance e regulamentação:

  cumprir rigorosamente as normas regulatórias e certificações exigidas para garantir a segurança, qualidade e legalidade dos produtos adquiridos e utilizados. 

• Logística:

  planejar e executar uma logística eficiente para a distribuição interna de materiais e medicamentos garante que eles cheguem ao local de uso no tempo adequado, sem comprometer a qualidade. 

• Plano de contingência:

  elaborar planos de contingência para situações emergenciais, como pandemias ou desastres, garantindo a capacidade de resposta rápida e eficaz com recursos adequados. 

A ausência de uma gestão eficaz no controle de estoque pode gerar vários efeitos negativos para a operação, ocasionando impactos significativos, como: 

• Ruptura de itens essenciais:

  A falta de materiais como medicamentos, EPIs ou instrumentos pode comprometer a assistência ao paciente, resultando em atrasos em procedimentos e até riscos à saúde. 

• Desperdício de recursos:
  

  Sem controle, há um risco elevado de vencimento de produtos, perda por armazenamento inadequado ou compra de itens desnecessários, gerando aumento de custos. 

• Aumento de custos operacionais:

  Compras emergenciais e fora de planejamento geralmente têm preços mais elevados, afetando o orçamento e a previsibilidade financeira. 

• Ineficiência nos processos:

  A falta de organização no estoque gera demora na localização de itens, atrasando procedimentos e comprometendo o fluxo de trabalho da equipe. 

• Conformidade regulatória:

  Na saúde, o cumprimento de normas é fundamental. A ausência de controle de estoque pode resultar em penalidades por descumprimento de regulamentos, especialmente no manejo de medicamentos e produtos médicos. 

• Impacto na qualidade do atendimento:
  

  A indisponibilidade de suprimentos ou o uso de materiais inadequados compromete diretamente a qualidade do serviço prestado, prejudicando a experiência e a segurança do paciente. 

• Riscos de segurança e fraudes:

  O extravio de suprimentos, como medicamentos, equipamentos e materiais descartáveis, gera custos adicionais, seja para reposição de itens ou para gestão de perdas.  

Conclusão 

Em resumo, a gestão de suprimentos desempenha um papel estratégico no sucesso de qualquer organização, impactando diretamente a eficiência operacional, os custos e a satisfação dos clientes.  

Uma abordagem bem estruturada, que engloba a integração de tecnologia, o controle rigoroso de estoque e a criação de relações sólidas com fornecedores, possibilita que as empresas não apenas se mantenham competitivas, mas também estejam preparadas para enfrentar os desafios do mercado. 

Um exemplo prático dessa eficiência pode ser visto no case de sucesso da FCamara com o Grupo Elfa, onde o uso da tecnologia RFID permitiu o controle de estoque em tempo real.  

A parceria com a FCamara resultou em uma redução de 5% nas perdas de produtos por vencimento, um aumento de 23% na eficiência operacional e um TIR superior a 500%.  

O Grupo Elfa, formado por 21 empresas que atendem mais de 7 mil hospitais, enfrentava desafios como ampliação da visibilidade do giro de produtos, redução do lead time e diminuição da taxa de churn. A implementação da solução superou expectativas e otimizou a gestão de estoques de maneira robusta. 

Ao investir em processos de gestão de suprimentos eficientes, é possível reduzir desperdícios, evitar interrupções nas operações e maximizar os recursos disponíveis, garantindo uma operação ágil e sustentável. Assim, a gestão de suprimentos se consolida como uma área indispensável para o crescimento e a longevidade das empresas. Quer conhecer mais detalhes do case? Clique aqui e confira!