Sistema TMS: A Revolução da Gestão de Transportes

Na era da Logística 4.0, a busca por eficiência e agilidade tem levado muitas companhias a adotarem tecnologias que impulsionem a produtividade em toda a cadeia de suprimentos. Segundo análise da Mordor Intelligence, o mercado global de logística deve atingir US$ 7,54 trilhões até 2029, com uma taxa média de crescimento anual de 4,57%.

Esse avanço projeta um cenário cada vez mais competitivo em que otimizar processos se torna essencial. Nesse contexto, o TMS (Transportation Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, se destaca como uma das soluções mais relevantes para integrar, automatizar e potencializar as operações de ponta a ponta.

Ao conectar transportadoras, clientes, centros de distribuição e equipes de planejamento em tempo real, o recurso torna possível a integração e coordenação de atividades como roteirização, controle de fretes, rastreamento de cargas e gestão de frotas. Assim, o transporte deixa de ser apenas um custo a ser controlado e passa a ocupar um papel estratégico.

Se sua rotina envolve o desafio de otimizar prazos, reduzir falhas e tomar decisões baseadas em dados, vale a pena seguir a leitura para entender como o sistema TMS pode fortalecer seu negócio.

O que é TMS?

O TMS (Transportation Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, viabiliza o planejamento, a execução e o acompanhamento das operações de transporte no setor logístico. 

Além disso, centraliza dados, automatiza processos e facilita o controle operacional e financeiro das entregas.

Com ele, é possível organizar a definição de rotas, contratação de fretes, rastreamento de cargas e geração de documentos. 

Entre suas funcionalidades mais comuns estão: 

• Planejamento e escolha de transportadoras e modais segundo custos, prazos e rotas; 
• Roteirização e consolidação de cargas para otimizar o uso de veículos; 
• Rastreamento em tempo real com alertas durante o trajeto;
• Auditoria e pagamento de fretes;
• Geração de relatórios com indicadores como custo por tonelada‑quilômetro e desempenho de entregas.

Tipos de TMS

O uso do TMS varia de acordo com o papel da empresa na cadeia de suprimentos. As três principais categorias são: embarcador, transportador e operador logístico. Cada uma atende demandas específicas e oferece funcionalidades alinhadas à estrutura do negócio.

TMS Embarcador

Voltado a empresas que contratam transportadoras para enviar mercadorias, o TMS Embarcador apoia na cotação de fretes, escolha de transportadoras, agendamento de coletas e entregas, rastreamento e auditoria de faturas. Ele centraliza dados para facilitar controle de custos, prazos e performance dos parceiros. 

TMS Transportador

Destinado a transportadoras que executam os serviços de transporte, esse tipo de TMS auxilia no planejamento de rotas, gerenciamento de frota, alocação de motoristas, faturamento, emissão de documentos como CT‑e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e gestão de compliance. Ele também possibilita sincronizar informações com sistemas embarcadores via integração. 

TMS Operador Logístico (OL)

Projetado para operadores logísticos que atuam como ponte entre embarcadores e transportadoras. Esse sistema opera como um TMS Embarcador e como um TMS Transportador integrados, pois organiza compra e venda de fretes, controle de múltiplos modais e análise de rentabilidade por operação. 

Além disso, pode lidar com processos logísticos mais complexos e multifuncionais, combinando funcionalidades dos dois modelos anteriores.

Como funciona um sistema de TMS? Principais recursos de um sistema de gestão de transporte

O TMS opera com dados de diferentes fontes (como pedidos, inventário e transporte) e os processa para orquestrar todo o fluxo logístico, da escolha da melhor rota até a análise de desempenho. Ele automatiza tarefas, reduz a chance de falhas e garante a visibilidade contínua das atividades. 

A seguir, os principais recursos e como eles operam na prática na cadeia de suprimentos.

1. Planejamento e otimização de rotas

O sistema utiliza dados como distância, tempo, tráfego, custos e restrições operacionais para calcular rotas. A roteirização inteligente considera múltiplos pontos de entrega, tipo de carga, janelas de tempo, pedágios, condições de tráfego em tempo real e restrições de veículos.

Ele também torna possível simular diferentes combinações de rotas e frotas, comparando prazos e custos antes da execução. O cálculo de distância e tempo fornece estimativas precisas de percurso e duração, o que favorece o planejamento e a alocação de recursos.

2. Gestão de fretes e cotações

A solução dá suporte tanto a embarcadores quanto a transportadoras na análise de custos e prazos relacionados ao transporte. Isto é, ajuda a simular cenários, comparar tarifas de diferentes transportadoras e registrar o faturamento e pagamento de fretes, inclusive em operações multimodais.

A cotação pode ser feita por meio da integração com tabelas de frete (no caso de embarcadores) ou pelo cálculo baseado em variáveis como distância, peso e tipo de carga (no caso de transportadoras). 

O TMS possibilita ainda a comparação entre opções para definir o melhor custo-benefício em cada rota e realiza auditoria das faturas, conferindo se os valores cobrados estão em conformidade com o contratado.

3. Gestão da frota e manutenção

Voltado a empresas com frota própria, o TMS proporciona o controle detalhado dos veículos, incluindo quilometragem, documentação, seguros e licenciamento. Ele também gerencia a manutenção preventiva e corretiva, com registro de peças, serviços e alertas de vencimento.

Além disso, monitora o consumo de combustível por veículo e motorista, facilitando a identificação de desvios e oportunidades de economia na área de logística.

E, por fim, acompanha o desempenho dos condutores e registra incidentes operacionais.

4. Monitoramento e rastreamento de cargas

A solução faz o acompanhamento em tempo real da localização e do status das cargas por meio de GPS e telemetria. O TMS envia alertas sobre atrasos, desvios de rota, paradas não programadas e outras ocorrências durante o transporte.

Além disso, possibilita a emissão do comprovante de entrega eletrônico, com recursos como assinatura digital e registro fotográfico, agilizando a confirmação da entrega e aumentando a confiabilidade. 

5. Emissão de documentos fiscais

O sistema de gestão automatiza a geração e a validação de documentos como CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NF-e ( Nota Fiscal Eletrônica), MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) e comprovantes de entrega, garantindo conformidade com a legislação fiscal.

Ele também se integra à SEFAZ (ou Secretaria da Fazenda) para validação em tempo real e consolida informações fiscais de múltiplas cargas por meio do MDF-e. 

O TMS registra e armazena os documentos com suporte a auditorias, reduzindo o risco de erros e agilizando a operação logística.

6. Gestão de ocorrências

Ajuda a lidar com imprevistos de forma organizada, registrando e acompanhando eventos adversos como atrasos, avarias, extravios ou acidentes.

O sistema permite classificar ocorrências, anexar evidências, atribuir responsáveis e acompanhar as etapas de resolução. 

Além disso, gera dados analíticos que ajudam a identificar padrões recorrentes e implementar ações preventivas para minimizar riscos futuros.

7. Relatórios e Indicadores (KPIs)

Fundamentais para uma tomada de decisão baseada em dados, os relatórios e dashboards do TMS facilitam o acompanhamento do desempenho operacional com base em dados históricos.

A solução disponibiliza, por exemplo, dashboards interativos com KPIs como custo por quilômetro, nível de serviço, produtividade da frota e pontualidade das entregas. 

Os relatórios personalizáveis oferecem análises detalhadas sobre custos, utilização de veículos, desempenho de motoristas e mais. 

Em softwares mais avançados, a análise preditiva ajuda a identificar tendências e apoiar o planejamento estratégico da área de logística.

8. Integração com outros sistemas

Essencial para uma gestão empresarial unificada, o TMS se conecta a diferentes plataformas por meio de EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados), ou APIs (Interface de Programação de Aplicações), promovendo uma troca de dados automática e fluida ao longo de toda a cadeia suprimentos.

Entre as principais integrações estão:

• ERP (Sistema de Gestão Empresarial): conecta o TMS aos dados financeiros, de vendas e estoque da empresa, garantindo uma visão completa e integrada da operação logística. 
• WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazéns): facilita o fluxo de informações entre armazém e transporte, otimizando processos como separação, carregamento e expedição.
• Sistemas de Rastreamento e Telemetria: fornecem dados em tempo real sobre localização, velocidade, paradas e eventos durante o trajeto, aumentando a visibilidade das atividades.
• Sistemas de Contabilidade e Faturamento: automatizam o envio de dados de transporte para emissão de notas fiscais, boletos e lançamentos contábeis, reduzindo o retrabalho e o risco de erros.
• Sistemas de clientes e fornecedores: possibilita a troca automatizada de informações, melhorando a comunicação, minimizando erros e aumentando a eficiência da colaboração entre parceiros logísticos.

Quem usa sistemas TMS?

Os sistemas TMS são utilizados por empresas que gerenciam operações de transporte de forma direta ou terceirizada. 

Transportadoras, operadores logísticos, indústrias e varejistas com frota própria ou contratada o adotam para organizar rotas, controlar custos e cumprir exigências fiscais. 

Essa solução também é usada por companhias que integram suas áreas de logística, armazém, comercial e financeiro para manter o fluxo de informações alinhado.

7 vantagens de um sistema TMS para a gestão de transporte

A adoção de um TMS contribui para tornar a operação logística mais eficiente, integrada e orientada por dados. A seguir, separamos sete vantagens práticas que impactam diretamente o desempenho da gestão de transporte.

1. Redução dos custos com combustível e tempo de entrega

Ao otimizar os trajetos percorridos, o TMS contribui para a diminuição do consumo de combustível e do tempo em trânsito, o que se traduz em menor gasto logístico, mais entregas realizadas por dia e maior aproveitamento da frota.

2. Controle aprimorado da frota e manutenção preditiva

Com o TMS, é possível rastrear a frota em tempo real, programar manutenções preventivas e acompanhar o desempenho dos motoristas. Isso permite reduzir falhas mecânicas, melhorar a disponibilidade dos veículos para transporte e identificar desvios de padrão na condução.

3. Redução de custos com frete e auditoria precisa

O sistema de gestão de logística viabiliza a comparação entre transportadoras, a negociação de tabelas com base em dados e a auditoria automática de faturas, reduzindo divergências nos valores cobrados e facilitando o gerenciamento de contratos e pagamentos.

4. Melhoria na tomada de decisões com dados estratégicos

O TMS fornece relatórios e dashboards que facilitam a análise de desempenho, identificação de gargalos e previsão de demanda na logística. Esses dados sustentam decisões operacionais e estratégicas com maior embasamento.

5. Aumento da produtividade e agilidade operacional

Ao automatizar processos como emissão de documentos, roteirização e alocação de recursos, o TMS reduz tarefas manuais, acelera o planejamento e melhora a comunicação entre setores envolvidos na gestão de suprimentos.

6. Maior segurança para cargas e veículos

Com o rastreamento contínuo e o registro das ocorrências em rota, o TMS apoia ações rápidas em caso de incidentes e contribui para reduzir perdas, extravios e violações de normas de transporte.

7. Otimização do nível de serviço ao cliente

A previsibilidade nas entregas e a visibilidade do status dos pedidos geram mais confiança no cliente e reduzem reclamações. O TMS também ajuda a diminuir falhas operacionais que afetam prazos e qualidade do atendimento.

Um sistema TMS substitui um ERP ou WMS?

Essa é uma dúvida comum entre empresas que estão avaliando soluções tecnológicas para a logística.

A resposta é não. O TMS tem funções específicas relacionadas à gestão do transporte e dos processos logísticos fora do armazém, enquanto o ERP e o WMS atendem a outras áreas da empresa.

O ERP centraliza dados e processos financeiros, fiscais, contábeis, de compras e vendas. Já o WMS organiza a movimentação de produtos dentro do armazém, como recebimento, endereçamento, picking e inventário.

O papel do TMS é complementar essas soluções, conectando a operação ao restante da empresa e garantindo que os processos de transporte estejam alinhados com a estratégia geral. Por isso, a integração entre os sistemas é essencial para alcançar eficiência e controle em toda a cadeia de suprimentos.

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